Propuestas

Todo artículo nuevo se introducirá previa autorización del Supervisor del Área. Para propuestas de artículos nuevos el proveedor deberá enviar al Comprador vía e-mail la siguiente información:

• Nombre de la Empresa con su respectivo R.U.C, Nombre, e-mail y teléfono del Contacto, Catálogo con fotos del ítem a ofrecer con su respectivo código de referencia y descripción.
• Colores, tamaños por docena, Composición del producto, Composición del empaque, Costo FOB de la docena, Cantidad de unidades por Empaque – Embalaje, Cantidad disponible para ofertar, Cubicaje por empaque, Procedencia del producto, Puerto de Embarque, Licencia de autorización de distribución del producto (en caso de artículos cuya marca requiera este documento).

Proposals

Every new item must get in with previous authorization of the area supervisor. For any new item proposal the supplier must send to the buyer an e-mail with the following information:

• The company with its respective legal identification number (RUC in Ecuador), name, e-mail and phone of contact, catalogues with pictures of the items to offer with its respective code of reference and description.
• Colors, size per dozens, compositions of the product, composition of the package, FOB cost per dozens, quantities of units per package, packing, available quantity to offer, cubical perpackage, origin of the product, loading port, authorization license of distribution of the product (in case of items which brand requires this document).

Concretar Ventas

Toda vez acordada la compra con nuestro Comprador requerimos se nos envíe por e-mail:

La pro-forma (CN) del pedido que contenga:

• No. de Pro-forma / factura.
• Nombre del Cliente: Tiendas Industriales Asociadas (TIA) S.A.
• Dirección y Número telefónico del Cliente.
• Condiciones de Pago.
• Nombre del Vendedor.
• Puerto de embarque.
• Puerto de descarga.
• Cantidad de unidades acordadas para la compra.
• Costo unitario de la mercadería.
• Número de referencia del producto con el respectivo código de Barras.
• Descripción del Producto.
• Composición del Producto.
• Marca Comercial del Producto.
• Cubicaje total del pedido.
• Valor total del Pedido.
• Etiqueta del Producto (Para textiles, cerámica y porcelana)

Proveedores nuevos deben enviar datos para realizar trasferencias bancarias.
Para importaciones de Países de América:

• Certificado de Conformidad (enviar documento original)
• Certificado de Origen, para el caso de proveedores que fabrican la mercadería con materia prima de su país; como Colombia y Perú, así mismo en la pro-forma deben agregar las partidas arancelarias para evitar confusiones por el tipo de tejido.(enviar documento original).

Para importaciones de Países de Oriente, de artículos de Textil y Loza:
ISO Certificate vigente. Debe contener con siguientes datos:

• Observar: El alcance del Certificado ISO debe cubrir la mercadería que estamos comprando.
• Nombre del Proveedor

El Certifying Letter. Debe contener con siguientes datos:

• El número de la Certifying Letter, este número puede ser secuencial.
• El nombre y firma del Gerente de Ventas
• El nombre de marca del producto (Brand Name). Debe indicar el nombre del proveedor en caso de que el producto no tenga marca comercial.
• La Descripción del producto y el número de Referencia
• El número de pro-forma o CN.
• Lugar y fecha de emisión de la Certifying Letter.
• Número del ISO Certificate.
• Número del Certifying Letter: Observar: Si un mismo ISO Certificate se utiliza para diferentes pedidos el número del Certifying Letter debe ser un número secuencial, siendo No.01 el correspondiente a la primera Carta Certificada (Certifying Letter) emitida para ese ISO Certificate, y siguiendo secuencia numérica por cada una de las posteriores cartas que se emitan con uso del mismo ISO Certificate.
• La Norma ISO con la que está normado el sistema de calidad del producto: Ejemplo: NORM ISO 3758.
• La composición del producto (material con el cual están fabricados los artículos).
• Nombre del Proveedor, con toda la información referente a la fábrica, e-mail, dirección, página web, teléfono, fax, etc.

Sitio Web del proveedor (la misma debe estar incluida en la Carta Certificada)

• En este sitio web se deben observar los productos que el proveedor está comercializando a TIA S.A. Esto es requerido por la OAE y el INEN para verificar que la adquisición que está realizando TIA S.A. corresponden realmente al proveedor.
• Sitio Web y Pasos del organismo verificador del ISO Certificate: Necesitamos los pasos bien detallados y de preferencia con la traducción en español para acceder a cada paso. Esta información la requiere el INEN en Ecuador para verificar que la información del ISO Certificate sea correcta.

Sales Agreement

To concrete your sale with TIA S.A. Every time the purchase has been agreed, we required the following information by e-mail:

The Pro-forma ( CN) will contain:

• Number of Pro-forma/ Invoice.
• Name of the Client: Tiendas Industriales Asociadas (TIA) S.A.
• Address and phone number of the client.
• Payment conditions.
• Salesman name.
• Loading Port
• Unloading Port
• Quantities of dozens agreed for the purchase.
• Cost per dozen.
• Number of the product reference with the corresponding bar code.
• Product Image.
• Product description.
• The composition of the product (Material of the items they have been manufactured with).
• Trading Brand of the product.
• Cubical Total of the order.
• Total Price of the order.
• Product Tag (For textiles, ceramic and porcelain).

New suppliers should send data to make bank payments.
For Importations from American countries:

• Certificate of conformity (Send the original document)
• Origin Certificate, in the case of suppliers who manufactured the merchandise with raw material from its own country, such as Colombia and Peru, in the same way in the Pro-Forma must be added the custom duties to avoid confusions on the type of fabric (send original documents).

For Importations from East countries, of articles of Textile and Pottery:
ISO Certificate. It must have the following data:

• Supplier name
• Consider: The Quality System Administration will be applied to any product manufactured by the supplier.

The Certifying Letter. It must have the following data:

• Supplier name with all the information related to the factory, e-mail address, Web page, phone number, FAX, etc.
• The composition of the product (Material of the items they have been manufactured with).
• The Norm ISO, the system of quality which normalize the product. Example: NORM ISO 3758.
• Certifying Letter number: Note: If oneself ISO Certificate you it is used for different CN the number of the Certifying Letter it should be a sequential number, being # 01 the one that corresponds the first Certifying Letter emitted for that ISO Certifies you, and following numeric sequence for each one of the later letters that are emitted with use of the same ISO Certificate you.
• ISO Certificate number.
• Place and date of the certifying letter emission.
• Pro-forma number or CN.
• The description of the product and reference number.
• The products brand name. If the product doesn’t have a commercial brand, it must indicate the supplier’s name.
• The name and signature of the Sales Manager.
• The Certifying Letter number, this number can be sequential.

Supplier’s Web site (the same must be included in the certifying letter).

• In this web site there must be pictures of the products that the supplier is selling to TIA S.A. This is required for the OAE and the INEN to verify the purchase TIA S.A. is making corresponds entirely to the supplier.
• • Web Site and steps of the verification organism of ISO Certificate: From this data we need the steps with details and it is preferred with Spanish translation to have access to each step. This information is required by the OAE and the INEN Ecuador to verify that the information from the ISO Certificate is correct.

Requerimientos de importaciones

Sobre las facturas: Cuando las facturas sean negociadas en valor FOB no aceptamos valores adicionales agregados en las facturas como por ejemplo: costos de etiquetas, sellos, manejos, etc.
Sobre los Permisos de Importaciones: El proveedor una vez que esté pactada la adquisición de mercadería con nuestro comprador debe esperar la confirmación vía e-mail de nuestro departamento de importaciones para que gestione el embarque. Esta confirmación refiere a:

• Autorización de la Naviera
• Permiso de Importación

Gestión del proveedor después de embarcar el contenedor:
El proveedor debe enviar a nuestro Departamento de Importaciones:

• Confirmación vía e-mail de haber embarcado con la respectiva fecha de salida del Contenedor del Puerto y el Número de DHL (courrier con el que envió los siguientes documentos originales: Factura, Lista de Empaque y BL.
• Para el caso de despacho de contenedores consolidados entre varios proveedores: El proveedor que entrega la carga debe entregar al proveedor que consolida los documentos originales (Factura, Lista de Empaque y BL) para que, a su vez, el Proveedor que consolida envíe un solo Número de DHL (courrier) que contenga los documentos originales (Factura, Lista de Empaque y BL) propios de su embarque y los del proveedor que le entregó la carga para consolidar.

Observar: TIA no se responsabilizará si el envío tardío de estos documentos de parte del proveedor ocasiona que se presente una multa por demoraje a la naviera o gastos de almacenamiento en aduana, el proveedor asumirá estos gastos.

Importations Requirements

About the invoice: When the invoices are negotiated in FOB costs, we do not accept additional costs added in the invoice, such as: Tickets costs, seals, handling, etc.
About the import permissions: Once the acquisition of the merchandise have been agreed with our buyer, the supplier must wait the confirmation of our import department for loading procedures by mail. This confirmation refers to:

• Navy Authorization
• Importation permission.

Supplier’s procedures after loading the container: The supplier must send to our information department:

• An e-mail confirmation of having loaded with the according date of the container departure from port and the number of DHL, UPS and FedEx (Courier)with whom you sent the following original documents: invoice, list of packing and BL.

In case of delivering consolidated containers among various suppliers:

• The supplier who delivers the cargo must give to the supplier who consolidates original documents (invoice, List of packing and BL).
• So that the supplier who consolidatessend a unique number of DHL (courier) which have the original document (invoice, list of packing and BL) from the loading and the supplier who deliver the cargo to consolidate.

Notice: TIA will not be responsible for any fine or extra expense if the deliver of these documents are late because of the supplier, and this may produce a delay to the shipping or other expenses like storing in Duty. The supplier will assume these expenses.

Embalajes de la mercaderia importada:

En cada bulto debe venir un solo tipo de artículo.
Comestibles:

• En el caso de mercadería comestible, todos los empaques y embalajes deben llevar sobre su exterior el tipo de producto y la fecha de vencimiento de su contenido.
• Igualmente no se permitirá dentro de un mismo pedido diferentes fechas de vencimiento para un mismo producto (fechas de vencimiento por lotes de producción).

Textiles / Hogar / Limpieza:

• Todos los artículos textiles deben venir embalados en caja exterior y con empaques internos. Los empaques internos deben contener las unidades y surtido acordado previamente con nuestro Comprador.
• Los empaques debemos recibirlos en buen estado, si se encuentran empaques con su mercadería en condiciones de humedad producto del viaje (en buque) se le avisará al proveedor para coordinar la forma de proceder con el débito correspondiente.

Packing of the import merchandise

In each bulk there must come only one type of item.
Food:

• In case of eatable goods, all the packages and packaging must have an outside sign of the type of product and the expiration date.
• In the same way it won’t be allowed inside the same order different expiration dates for a unique product (dates of expiration for production lots).

Textiles / Home / Personal care and Home cleaners:

• All the items must come packed in an outside box and with inner packages. The inner packages must contain the units and variety previously agreed with our buyer.
• We must receive all the packaging in good situation. If there are packages with its merchandise with humidity conditions due to the transportation (by ship) the supplier will be contacted to coordinate a way to proceed with the corresponding debit.

Pagos de mercaderias

Pagos de mercadería importada: Se cancelará según la condición de pago acordada con el comprador, mediante acreditación de valores a la cuenta bancaria que el proveedor defina para tal efecto.

Merchandise Payment

Payment of the imported merchandise: It will be paid according to the conditions of payment agreed with the buyer, through credit to the bank account the supplier has previously defined for this purpose.